Política de privacidad

Esta política explica qué datos personales y fiscales trata Timbre, para qué los usa, y qué derechos tiene la persona o empresa a la que esos datos pertenecen, de acuerdo con la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley 8968) de Costa Rica y su reglamento (Decreto Ejecutivo 37554-JP).

Quién trata los datos

Timbre es el responsable del tratamiento de los datos de cuenta y de organización. Para los comprobantes electrónicos, Timbre actúa como encargado del tratamiento en nombre de la organización emisora, que es quien decide qué datos de sus clientes se facturan.

Registro ante la Agencia de Protección de Datos

La Ley 8968 exige inscribir ante la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab) las bases de datos administradas con fines de distribución, difusión o comercialización. Timbre revisa cuáles de sus bases de datos quedan alcanzadas por esa obligación y las inscribe cuando corresponda.

Qué datos se recopilan

Según el uso que se haga del servicio, Timbre trata:

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico y contraseña (nunca en texto claro) de las personas que administran la organización.
• Datos fiscales de la organización y de sus clientes: cédula, actividad económica, y el detalle de cada venta necesario para emitir el comprobante electrónico.
• El certificado de firma digital (llave criptográfica) y su PIN, que se cifran en reposo y solo se leen para firmar un comprobante. Nunca se devuelven en una respuesta de la API ni se muestran de nuevo tras subirse.
• Datos técnicos de uso: dirección IP, hora de las solicitudes y registros de auditoría de acciones sensibles, para seguridad y para depurar problemas.

Para qué se usan

Para prestar el servicio de facturación electrónica: calcular impuestos, generar y firmar comprobantes, presentarlos ante Hacienda, dar seguimiento a su estado, y comunicar el resultado por webhook. También para seguridad de la cuenta, soporte, y para cumplir obligaciones legales de retención de documentos fiscales.

Base legal

El tratamiento se basa en la ejecución del contrato de servicio con la organización y en el cumplimiento de obligaciones legales tributarias. Cuando la ley exige consentimiento expreso para un tratamiento en particular, Timbre lo solicitará por separado.

Cuánto tiempo se conservan los datos

Los comprobantes fiscales y sus artefactos (XML firmado, respuesta de Hacienda, representación en PDF) se conservan por el tiempo que la obligación tributaria de conservarlos esté vigente, hoy fijado internamente en cinco años desde su emisión, tras lo cual se archivan fuera de la base de datos operativa. Los datos de cuenta se conservan mientras la cuenta esté activa y por el tiempo adicional que la ley exija después de su cierre.

Dónde se almacenan los datos

Los datos se almacenan en infraestructura que Timbre opera en Estados Unidos, en las regiones us-east-2 (Ohio) y us-west-2 (Oregon). Ese alojamiento es un servicio de un proveedor de infraestructura que trata los datos por cuenta de Timbre, no una cesión a otro responsable, así que no es una transferencia de datos personales en los términos del artículo 40 del Reglamento a la Ley 8968.

Seguridad

Los certificados de firma, sus PIN y las contraseñas de Hacienda se cifran en reposo bajo llaves gestionadas por un sistema de gestión de llaves (KMS) separado del resto de la aplicación, y solo se descifran en memoria durante el tiempo que toma firmar un comprobante. Ninguna ruta de lectura de la API devuelve un secreto ya guardado.

Ante una brecha de seguridad

Si Timbre confirma una brecha que exponga datos personales, se compromete a notificar a las organizaciones afectadas y, cuando la ley lo requiera, a la autoridad correspondiente, dentro de los plazos que establece la Ley 8968. El proceso interno para hacerlo está documentado y se revisa junto con esta política.

Los derechos de la persona sobre sus datos

La Ley 8968 reconoce, entre otros, los siguientes derechos sobre los datos personales:

• Acceso: saber qué datos propios trata Timbre y con qué fin.
• Rectificación: corregir datos inexactos o desactualizados.
• Cancelación: pedir que se eliminen datos cuando la ley lo permita, sin perjuicio de la retención fiscal obligatoria de los comprobantes ya emitidos.
• Oposición: oponerse a un tratamiento específico que no sea necesario para prestar el servicio o cumplir una obligación legal.

Estos derechos se ejercen escribiendo por los mismos canales de soporte que ya usás con tu cuenta de Timbre.

A quién se comparten los datos

Los datos fiscales se comparten con el Ministerio de Hacienda por ser el destinatario legal del comprobante. Los correos que Timbre envía (verificación de cuenta, avisos de seguridad) los entrega Resend como proveedor de correo transaccional. Los certificados y credenciales no se comparten con terceros distintos del sistema de gestión de llaves que los protege. Timbre no usa herramientas de analítica ni de publicidad en la aplicación, y no vende datos personales.

Cambios a esta política

Si esta política cambia de forma importante, se avisará por los canales de contacto de la cuenta antes de que el cambio entre en vigencia.

Contacto

Preguntas sobre esta política, o para ejercer cualquiera de los derechos anteriores, pueden dirigirse por los mismos canales de soporte que ya usás con tu cuenta de Timbre.